Las personas que no tienen reuniones individuales con sus jefes tienen más probabilidades de abandonar la empresa.
Y aunque saltarse estas reuniones puede devolver algo de tiempo a los directivos, es más probable que pierdan oportunidades de generar confianza.
- Reúnanse más a menudo.
Tener una cadencia predecible de puntos de conexión puede ayudar a reducir los sentimientos negativos, como el miedo o la ansiedad, que pueden surgir al reunirse con el jefe. De hecho, los colaboradores individuales con reuniones semanales declararon sentirse un 20% menos ansiosos, temerlas un 17% menos y sentirse un 12% más exitosos.
- Alinéate en lo que ambos quieren obtener de estas reuniones.
El objetivo de las reuniones variará en función de las personas implicadas y de la situación a la que se enfrenten. Algunas personas querrán centrarse sobre todo en establecer una conexión personal, mientras que otras querrán abordar el desarrollo profesional y el coaching.
Los directivos deben dedicar tiempo a comprender estas necesidades individuales.
Los estudios sobre la teoría del intercambio líder-miembro destacan las ventajas de adaptar la relación con cada colaborador directo para crear una conexión significativa basada en la confianza.
Los jefes deben aprovechar su primera reunión con un nuevo subordinado directo para comprender sus necesidades, intereses y preferencias de feedback.
Al trabajar juntos para establecer las expectativas y los objetivos de las reuniones individuales, tanto el directivo como el empleado sentirán menos ansiedad al iniciarlas y sabrán mejor cómo hacerlas efectivas.
- Fomente el establecimiento bidireccional del orden del día.
Para facilitar el proceso de establecimiento del orden del día, los directivos deben hacerlo de forma sencilla pero coherente. Se deben de centrar en los temas más importantes para el crecimiento de los empleados.
La importancia de los temas de conversación asociados a seis elementos: feedback, reconocimiento, estructura, desarrollo, alineación con la misión y conexión personal.
Para desarrollar una estructura de agenda que asigna una cantidad de tiempo adecuada a cada tema, los directivos pueden centrarse en cinco preguntas clave cuando se reúnan con un colaborador directo:
¿Qué va bien?
Esto ofrece un momento dedicado a la autorreflexión y el reconocimiento.
¿En qué puedo ayudar?
Utiliza este punto del orden del día para aclarar direcciones y resolver cualquier obstáculo. Esta pregunta aborda los temas centrales de la estructura, la retroalimentación y la alineación de la misión.
¿Cuáles son sus principales prioridades hoy en día?
Alinear las prioridades de forma regular crea una línea de visión más clara en el trabajo de los empleados, así como una mayor comprensión general. Si hay desalineación, esta pregunta puede ayudar a los directivos a identificar necesidades de desarrollo a largo plazo o comentarios potencialmente importantes.
¿Hay algo nuevo o próximo que le gustaría poner en mi radar?
Hacer esta pregunta es otra forma de estar en sintonía y ayuda a los directivos a identificar posibles problemas antes de que surjan. Si hay un problema potencial, los jefes pueden abordarlo pronto y ofrecer apoyo.
¿Cómo te sientes fuera del trabajo?
Incluir temas que van más allá del trabajo diario ayuda a establecer una relación personal y de confianza y puede contribuir a mitigar el riesgo de sesgo de proximidad en un entorno híbrido.
- Céntrate en los resultados, no en el proceso
Si un colaborador tiene dificultades para lograr un resultado o identificar la mejor forma de actuar, los directivos pueden recurrir a reuniones individuales para identificar los problemas. Este enfoque crea las condiciones adecuadas para la seguridad psicológica, permitiendo a los directivos liderar con confianza. También le proporcionará a su equipo un espacio seguro para experimentar, fracasar y mejorar.
Si los empleados no se sienten lo suficientemente seguros como para hablar abiertamente de sus errores, lucharán en silencio en lugar de utilizar a su superior como recurso para resolver los problemas.
- Haz un seguimiento.
Cuando un colaborador ve que un directivo cumple lo que pidió en una reunión, se genera confianza, que es crucial para el éxito a largo plazo de cualquier relación. Cuando se necesita una conversación difícil, el seguimiento de un informe por correo electrónico también puede ayudar a limar asperezas emocionales.
Al replantear la comprensión del propósito general y la estructura de un chequeo con el gerente, los líderes pueden crear puntos de contacto más significativos con su gente e impulsar mejores resultados.
Reunirse porque sí no moverá la aguja, pero cuando las conversaciones individuales son útiles, coherentes y humanas, pueden convertirse en algo que tanto los directivos como los empleados esperan con impaciencia.
